Tudnak a céges visszaélésekről, mégsem tesznek semmit – komoly pénzügyi veszteség lehet a vége
Szabálytalan kifizetések, visszaélésre utaló panaszok és gyakorta megszegett belső előírások – az ilyen esetek időben történő feltárása jelentős veszteségektől óvhatja meg a vállalatokat. Ehhez azonban az is szükséges, hogy a figyelmeztetés eljusson a megfelelő vezetőhöz, és intézkedés is kövesse.
Egy közel 50 hazai, a visszaélések megelőzésével és kockázatkezeléssel foglalkozó szakember részvételével készült gyorsfelmérés szerint a beavatkozás leggyakrabban a vezetői döntéseknél vagy az információ továbbításánál akad el. A válaszadók többsége rendszeresebben ellenőrizné, milyen lépéseket tettek a feltárt hiányosságok megszüntetéséért.
Egy cégnél számos körülmény utalhat pénzügyi veszteség, szabályszegés vagy visszaélés veszélyére. Ilyen lehet például, ha a szükséges jóváhagyás nélkül fizetnek ki számlákat, rendszeresen megkerülnek egy kötelező ellenőrzést, vagy több ügyfél is ugyanarra a kifogásolható értékesítési gyakorlatra panaszkodik. Ha ezeket az eseteket időben kivizsgálják és az okaikat megszüntetik, könnyen megelőzhetik a nagyobb kárt. Ehhez azonban önmagában kevés, hogy valaki észreveszi és jelenti a történteket.
A felmérés alapján az időben történő beavatkozás leggyakrabban azért hiúsul meg egy szervezetnél, mert a figyelmeztetés eljut ugyan a vezetőhöz, de a döntése felülírja azt. Emellett sok esetben az információ el sem éri az illetékeseket, illetve a döntéseket nem követik a szükséges változtatások.
A részletes szabályzatok és a rendszeres ellenőrzések ezért önmagukban még nem nyújtanak elegendő védelmet. Ha például több részlegen is hasonló visszaélésgyanús esetek merülnek fel, de ezeket egymástól függetlenül vizsgálják, rejtve maradhat a közös minta. Ugyancsak elmaradhat az érdemi változás, ha egy vizsgálat lezárása után senki nem követi, hogy megszüntették-e a szabálytalan gyakorlatot.
A válaszadók többsége, 51 százaléka éppen ezért az ellenőrzések során feltárt hiányosságok rendezését követné nyomon rendszeresebben. Ha egy ellenőrzés szabálytalan kifizetést vagy visszaélésgyanús esetet tár fel, a történtek kivizsgálása mellett arról is gondoskodni kell, hogy hasonló eset ne ismétlődhessen meg. Legyen egyértelmű, ki felel a szükséges változtatásokért, és ki ellenőrzi, hogy azokat végrehajtották-e.
Érdemes azt is megvizsgálni, mi vezetett a szabályok megszegéséhez. Előfordulhat például, hogy a teljesítményelvárások a kötelező ellenőrzések megkerülésére ösztönzik a munkatársakat. Ilyenkor az egyedi eset rendezése mellett a kiváltó okkal is foglalkozni kell – mondta Bácsfalvi András, az EY partnere.
A hatékony fellépéshez a vállalat különböző védelmi területeinek is összehangoltan kell tevékenykedniük. A napi működésért felelős osztályok felmérik az üzleti kockázataikat, a kockázatkezelési és megfelelőségi szakemberek megszabják a védelmi határokat, a belső ellenőrzés pedig függetlenül értékeli a teljes rendszert. A válaszadók több mint fele szerint azonban szervezetüknél az ellenőrzést végző területek munkájának összehangolása inkább eseti, nincs egyértelmű felelőse.
Emiatt előfordulhat, hogy egy-egy folyamatot többen is megvizsgálnak, miközben más területen senki nem ellenőrzi megfelelően, hogyan születnek döntések vagy miként használják fel a vállalat pénzét. A megelőzést már az is nagyban segítheti, ha az érintett területek rendszeresen egyeztetnek egymással. A cél, hogy a vezetés átfogó képet kapjon a vállalat kockázatairól, és minden fontos probléma kezelésének legyen egyértelmű felelőse.
A feladatok megosztása közben fontos megőrizni a belső ellenőrzés függetlenségét, így elfogulatlanul értékelhetik, hogy a megtett lépések valóban megnyugtatóan rendezik-e a helyzetet.
